Per cada hoste has de recollir-ne el nom i els cognoms, el sexe, el document d'identitat, la nacionalitat, la data de naixement, l'adreça, el telèfon i el correu, a més de les dades del contracte i del pagament. Els menors de 14 anys no signen: les seves dades les dona l'adult que els acompanya. I tot es comunica a la policia en 24 hores com a màxim, des de la reserva i des de l'arribada.
La llista exacta és a l'annex I del Real Decreto 933/2021, i canvia una mica segons si allotges de manera professional (hotel, hostal, apartaments turístics, càmping, turisme rural) o no professional (un particular que lloga el seu pis). Aquesta guia la recull sencera. Per saber com s'envia a la pràctica, mira SES.HOSPEDAJES pas a pas.
Les dades de cada viatger
| Dada | Professional | No professional |
|---|---|---|
| Nom | Sí | Sí |
| Primer i segon cognom | Sí | Sí |
| Sexe | Sí | Sí |
| Número del document d'identitat | Sí | Sí |
| Número de suport del document | Sí | No hi apareix |
| Tipus de document (DNI, passaport, TIE) | Sí | Sí |
| Nacionalitat | Sí | Sí |
| Data de naixement | Sí | Sí |
| Residència habitual: adreça completa, localitat i país | Sí | Sí |
| Telèfon fix | Sí | Sí |
| Telèfon mòbil | Sí | Sí |
| Correu electrònic | Sí | Sí |
| Nombre de viatgers | Sí | Sí |
| Parentiu entre els viatgers, si algun és menor d'edat | Sí | Sí |
Font: Real Decreto 933/2021, annex I, apartats A.3 (professional) i B.3 (no professional).
Les dades han de coincidir amb el document d'identitat que l'hoste t'ensenya o et facilita. D'aquesta exactitud n'és responsable l'allotjament (art. 4.3), així que convé comprovar el document i no copiar el que l'hoste dicti de memòria.
Les dades de la reserva i del pagament
A més dels viatgers, el part porta les dades de la transacció (annex I, A.4 i B.4):
| Bloc | Què inclou |
|---|---|
| Contracte | Número de referència, data i signatures |
| Estada | Data i hora d'entrada, data i hora de sortida |
| Immoble (només professionals en aquest bloc) | Adreça completa, nombre d'habitacions i si té connexió a internet |
| Pagament | Tipus (efectiu, targeta, plataforma de pagament, transferència…), identificació del mitjà de pagament (tipus de targeta i número, compte bancari, pagament per mòbil, altres), titular, data de caducitat de la targeta i data del pagament |
Si allotges de manera no professional, les dades de l'immoble (adreça, localitat, país, nombre d'habitacions i connexió a internet) les dónes en registrar-te, juntament amb les teves com a titular (annex I, B.1 i B.2).
Què passa amb els menors
El Real Decreto distingeix dues edats, i convé no confondre-les:
- Menors de 14 anys: no signen. El part el signa «toda persona mayor de catorce años», és a dir, tota persona més gran de catorze anys. Les dades dels menors de catorze «serán proporcionados por la persona mayor de edad de la que vayan acompañados», o sigui, les dona la persona major d'edat que els acompanya (art. 4.2).
- Les seves dades sí que es registren. El registre inclou, «en su caso, los datos de las personas menores de catorce años» (art. 5.1), és a dir, si escau, les dades de les persones menors de catorze anys.
- Menors d'edat: parentiu. Si algun dels viatgers és menor d'edat, cal indicar la relació de parentiu entre els viatgers (annex I).
A la pràctica: un adolescent de 15 anys signa el seu part, i a més, com que és menor d'edat, cal indicar el seu parentiu amb els adults amb qui viatja.
Els terminis
| Què | Termini | On ho diu |
|---|---|---|
| Comunicar les teves dades i les de l'allotjament | En els 10 dies següents a completar els tràmits administratius de l'activitat i, en tot cas, abans de començar a allotjar | RD 933/2021, art. 6.1 i 6.2 |
| Comunicar la reserva, el contracte o la seva anul·lació | Immediatament i, com a màxim, en 24 hores | RD 933/2021, art. 6.3.a |
| Comunicar l'arribada (inici de l'estada) | Immediatament i, com a màxim, en 24 hores | RD 933/2021, art. 6.3.b |
| Conservar el registre (professionals) | Tres anys des que acaba l'estada | RD 933/2021, art. 5.3 |
Les obligacions de comunicació s'apliquen des del 2 de gener de 2023 (disposició final tercera). A Euskadi, l'Orden de 25 de noviembre de 2022 repeteix les mateixes dades, el mateix termini de 24 hores i la mateixa regla dels menors de catorze anys, però la comunicació va a l'Ertzaintza (arts. 2, 3 i 4 i annex). A Catalunya les dades són les mateixes, però es comuniquen als Mossos d'Esquadra, no a SES.HOSPEDAJES.
Professional o no professional: què canvia
- Registre i conservació: els professionals porten un registre informàtic i el guarden tres anys. Els no professionals no tenen aquesta obligació; només la de comunicar (art. 5.4).
- Forma de comunicar: els professionals, per mitjans telemàtics. Els no professionals ho poden fer també per altres mitjans (art. 6.4).
- Dades: gairebé les mateixes. La diferència en els viatgers és el número de suport del document, que només figura a l'apartat dels professionals.
Què preveu la llei si alguna cosa falla
El Real Decreto 933/2021 (art. 8) remet a la Ley Orgánica 4/2015 de seguridad ciudadana:
| Què passa | Qualificació | Tram de multa (LO 4/2015, art. 39.1) |
|---|---|---|
| No portar el registre o no fer les comunicacions obligatòries | Greu | De 601 a 30.000 € |
| Omplir el registre amb errors o defectes, o comunicar fora de termini | Lleu | De 100 a 600 € |
Són els límits que fixa la llei, no la multa d'un cas concret.
Com t'ho pots posar més fàcil
El que treu més temps és demanar les dades a recepció, una per una, amb l'hoste al davant. Dues idees:
- Demana les dades abans de l'arribada. Un formulari que l'hoste omple des del mòbil t'estalvia la cua i els errors en copiar.
- Tingues a mà aquesta llista. Si alguna casella es queda buida, sabràs què falta abans d'enviar.
Si portes les reserves a Weko, l'apartat Registro de viajeros (a Reservas → Ajustes → Ajustes generales → Disponibilidad) apareix si el teu negoci és un allotjament a Espanya. Actives «Activar el reporte a las autoridades», deses les teves credencials de SES.HOSPEDAJES i Weko envia a l'hoste un enllaç perquè ompli les seves dades abans d'arribar. Quan la reserva té aquestes dades, prems «Reportar» i Weko envia el part a SES.HOSPEDAJES; si surt «Incompleto» o «Error», revisa les dades de l'hoste.
Compte amb el que cobreix aquest formulari. Recull el nom, els cognoms, el sexe, la data de naixement, la nacionalitat i el tipus i número de document; l'adreça i el parentiu l'hoste els pot deixar en blanc, així que si viatja un menor comprova que el parentiu estigui posat. Weko no recull el telèfon, el correu electrònic, el número de suport del document, la localitat i el país de residència ni les dades del pagament: aquestes dades les has de completar tu a SES.HOSPEDAJES, o comprovar-hi que hi són, abans de donar el part per enviat.
Weko envia el part només a SES.HOSPEDAJES. No l'envia als Mossos ni a l'Ertzaintza. Comprovar que les dades siguin completes i correctes continua sent responsabilitat de l'allotjament.
Aquesta guia és informativa i no constitueix assessorament jurídic.
Verifactu en bars i restaurants: quan és obligatori i què has de fer
Verifactu i TicketBAI: en què es diferencien i quin et toca al teu bar o restaurant
És obligatori indicar els 14 al·lèrgens a la carta d'un bar o restaurant?