Parte de viajeros: qué datos son obligatorios, qué pasa con los menores y cuáles son los plazos

Por cada huésped tienes que recoger su nombre y apellidos, sexo, documento de identidad, nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección, teléfono y correo, además de los datos del contrato y del pago. Los menores de 14 años no firman: sus datos los da el adulto que los acompaña. Y todo se comunica a la policía en 24 horas como mucho, desde la reserva y desde la llegada.

La lista exacta está en el anexo I del Real Decreto 933/2021, y cambia un poco según alojes de forma profesional (hotel, hostal, apartamentos turísticos, camping, turismo rural) o no profesional (un particular que alquila su piso). Esta guía la recoge entera. Para saber cómo se envía en la práctica, mira SES.HOSPEDAJES paso a paso.

Los datos de cada viajero

Fuente: Real Decreto 933/2021, anexo I, apartados A.3 (profesional) y B.3 (no profesional).

Los datos tienen que coincidir con el documento de identidad que el huésped te enseña o te facilita. De esa exactitud responde el alojamiento (art. 4.3), así que conviene comprobar el documento y no copiar lo que el huésped dicte de memoria.

Los datos de la reserva y del pago

Además de los viajeros, el parte lleva los datos de la transacción (anexo I, A.4 y B.4):

Si alojas de forma no profesional, los datos del inmueble (dirección, localidad, país, número de habitaciones y conexión a internet) los das al registrarte, junto con los tuyos como titular (anexo I, B.1 y B.2).

Qué pasa con los menores

El Real Decreto distingue dos edades, y conviene no confundirlas:

• Menores de 14 años: no firman. El parte lo firma «toda persona mayor de catorce años». Los datos de los menores de catorce «serán proporcionados por la persona mayor de edad de la que vayan acompañados» (art. 4.2).
• Sus datos sí se registran. El registro incluye, «en su caso, los datos de las personas menores de catorce años» (art. 5.1).
• Menores de edad: parentesco. Si alguno de los viajeros es menor de edad, hay que indicar la relación de parentesco entre los viajeros (anexo I).

En la práctica: un adolescente de 15 años firma su parte, y además, al ser menor de edad, hay que indicar su parentesco con los adultos con los que viaja.

Los plazos

Las obligaciones de comunicación se aplican desde el 2 de enero de 2023 (disposición final tercera). En Euskadi, la Orden de 25 de noviembre de 2022 repite los mismos datos, el mismo plazo de 24 horas y la misma regla de los menores de catorce años, pero la comunicación va a la Ertzaintza (arts. 2, 3 y 4 y anexo). En Cataluña los datos son los mismos, pero se comunican a los Mossos d'Esquadra, no a SES.HOSPEDAJES.

Profesional o no profesional: qué cambia

• Registro y conservación: los profesionales llevan un registro informático y lo guardan tres años. Los no profesionales no tienen esa obligación; solo la de comunicar (art. 5.4).
• Forma de comunicar: los profesionales, por medios telemáticos. Los no profesionales pueden hacerlo también por otros medios (art. 6.4).
• Datos: casi los mismos. La diferencia en los viajeros es el número de soporte del documento, que solo figura en el apartado de los profesionales.

Qué prevé la ley si falla algo

El Real Decreto 933/2021 (art. 8) remite a la Ley Orgánica 4/2015 de seguridad ciudadana:

Son los límites que fija la ley, no la multa de un caso concreto.

Cómo ponértelo más fácil

Lo que más tiempo quita es pedir los datos en recepción, uno a uno, con el huésped delante. Dos ideas:

• Pide los datos antes de la llegada. Un formulario que el huésped rellena desde el móvil ahorra la cola y los errores al copiar.
• Ten a mano esta lista. Si alguna casilla se queda vacía, sabrás qué falta antes de enviar.

Si llevas las reservas en Weko, el apartado Registro de viajeros (en Reservas → Ajustes → Ajustes generales → Disponibilidad) aparece si tu negocio es un alojamiento en España. Activas «Activar el reporte a las autoridades», guardas tus credenciales de SES.HOSPEDAJES y Weko manda al huésped un enlace para que rellene sus datos antes de llegar. Cuando la reserva tiene esos datos, pulsas «Reportar» y Weko envía el parte a SES.HOSPEDAJES; si sale «Incompleto» o «Error», revisa los datos del huésped.

Ojo con lo que cubre ese formulario. Recoge el nombre, los apellidos, el sexo, la fecha de nacimiento, la nacionalidad y el tipo y número de documento; la dirección y el parentesco el huésped puede dejarlos en blanco, así que si viaja un menor comprueba que el parentesco esté puesto. Weko no recoge el teléfono, el correo electrónico, el número de soporte del documento, la localidad y el país de residencia ni los datos del pago: esos datos los tienes que completar tú en SES.HOSPEDAJES, o comprobar allí que están, antes de dar el parte por enviado.

Weko envía el parte solo a SES.HOSPEDAJES. No lo envía a los Mossos ni a la Ertzaintza. Comprobar que los datos estén completos y sean correctos sigue siendo responsabilidad del alojamiento.

Esta guía es informativa y no constituye asesoramiento jurídico.